DERECHO REGISTRAL Y NOTARIAL BLOG SOBRE LOS DOCUMENTOS

 TEMA 9

·        Documento Público: Este documento es otorgado por el funcionario público en el ejercicio de sus funciones o con su intervención. Es decir que este se origina cuando se conserve o reciba en cualquier dependencia del Estado de acuerdo con la ley o en relación con el manejo de los asuntos públicos; que se haya de conservar permanente o temporalmente como prueba de las transacciones por su utilidad administrativa, valor legal, fiscal, cultural o informativo, según cual sea el caso.

·        Documento Privado: Se caracteriza por ser un documento realizado por particulares sin que haya  intervenido algún funcionario público o autoridad pública. Cabe destacar que el documento privado se considera auténtico si un juez así lo reconoce. Es importante resaltar que los documentos privados no están sujetos a ningún requisito de forma. Pueden estar escritos en idioma extranjero, omitirse en ellos el lugar y la fecha, dejarse de salvar enmendaturas, interlineaciones ect.

·        Documento Electrónico: Es un documento cuyo soporte material es un tipo de dispositivo electrónico con el manejo de registro de información recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, cabe destacar que es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser controlada por medio de la legislación.

·        Firma electrónica: Datos electrónicos que están asociados a un documento electrónico y básicas son: Identificar al firmante de manera inequívoca. cuyas funciones básicas son: identificar al firmante de manera inequívoca.

Su validez es garantizar que los datos utilizados para su generación puedan producirse sólo una vez, y asegurar, razonablemente, su confidencialidad, Ofrecer seguridad suficiente de que no pueda ser falsificada con la tecnología existente en cada momento, y  no alterar la integridad del Mensaje de Datos.

Entre sus principales ventajas están:

ü Incremento de la eficiencia de la gestión pública.

ü Mayor agilidad en los procesos de documentación.

ü Brinda mayor seguridad, ya que es difícil alterar o manipular la información.

ü Se garantiza la autenticidad de la información después de transcurridos varios años.

ü Mejor interacción, debido a la eliminación de distancias físicas entre usuarios.

ü Respaldo legal.

ü Entorno libre de papel, para firmar un documento ya no es necesaria su impresión.

 

·        Definición y Clasificación de los documentos:

Un documento es una herramienta que tiene como finalidad realizar trámites de información con el objeto de gestionar información relativa de hecho de una persona o una temática determinada

Clasificación:

ü Por razón de la persona de que emana. Es la principal, la más importante. Se clasifica en documentos públicos, emanados de funcionarios públicos en el desempeño de sus fun­ciones y documentos privados, en los que no interviene, por lo menos en el ejercicio de sus funciones, ningún funcionario sino sólo personas privadas.

ü Por su solemnidad. Se clasifica en documento ad solemnitatem y ad probationem, según generen el acto y constituyen la única forma de reconocer la existencia de un acto jurídico determinado o sólo como prueba de este acto, que se puede acreditar también por cualquier otro medio probatorio.

ü Por su fuerza probatoria. Se clasifica en auténtica, aquella que prueba por sí misma y, fehaciente, la que permite presumir la existencia de un hecho.

·        Tipos de documentos en la legislación venezolana:

Según nuestra legislación se clasifican en:

Registrales: Son los documentos que para su ejecución el funcionario público los ha intervenido, según lo establecido en la ler de registro público y del notariado en su “artículo 75”.

Judiciales: Son cuando los documentos han sido tomados por un juez fundamentado en el artículo 1.366 del código civil y el 927 del código de procedimiento civil.

NOTARIALES: Es cuando  los documentos notariales pueden sr conocidos o autenticados, la diferencia entre ellos es que el documento autentificado se transcribe integro en el libro, no tiene duplicado. en él se plasma una síntesis del contenido del documento.

·        Instrumento o documento público: El documento público, como se desprende de lo visto, es la forma adecuada para dar autenticidad a los hechos y relaciones jurídicas en la normalidad y obtener los efectos adecuados a la naturaleza específica de la relación. Es el medio que ofrece el Poder Público para que las relaciones jurídicas obtengan las garantías necesarias a su desenvolvimiento normal.

·        Formalidades

Son principalmente:

ü Presencia del funcionario público que autoriza el acto.

ü Presencia de los otorgantes del documento y, en su caso, de los testigos.

ü Fe de conocimiento de los otorgantes por parte del funcionario público.

ü Juicio sobre la capacidad de los que intervienen en la formación del documento.

ü Calificación del acto.

ü Lectura del documento.

ü Consentimiento de los otorgantes.

ü Dación de fe por parte del funcionario público.

ü Firma de los que intervienen en la formación del documento público.

ü Existencia de un protocolo.

ü Condiciones que afectan directamente al documento.

·        Instrumento privado: Con los documentos privados pueden probarse todos los actos o contratos que por disposición de la ley no requieran ser extendidos en escritura pública o revestir solemnidades legales. Pero, esa clase de instrumentos no valen por sí mismos nada, mientras no son reconocidos por la parte a quien se oponen, o tenidos legalmente por reconocidos, tal como lo señala el artículo 1.363 del Código Civil. Por tanto, el documento privado, obra exclusiva de un particular

·         Características

ü Considerado en sí mismo, no puede tener fuerza probatoria sino cuando es verdadero y auténtico.

ü Los documentos privados no están sujetos a ningún requisito de forma.

ü Pueden estar escritos en idioma extranjero.

ü Si el documento privado no

ü fuera autenticado en virtud de la intervención notarial o si no

ü fuera voluntariamente reconocido, no hay prueba de su verdad.

·        Documentos provenientes del exterior del país: Son aquellos documentos que su procedencia no es expedida de nuestro país, Principalmente lo que se hace cuando se recibe un documento del exterior es ser revisado y autorizado tanto por el notario y por la autoridad extranjera que proporciona el documento, para este poder ser válido tiene que ser autorizado y legalizado el ministerio de relaciones exteriores y tener sus firmas de los funcionarios correspondientes por los que ha pasado el documento. En caso de este ser un documento de carácter registral debe ser protocolizado por el notario asignado, estos documentos se fraccionan en papel simple.

·        Otorgados por funcionarios nacionales en el exterior:

En primera instancia los funcionarios y funcionarias del servicio exterior no podrán separarse del ejercicio de sus funciones ni salir fuera de la jurisdicción en la cual se encuentren acreditados sin la debida autorización del Ministerio de Relaciones Exteriores. Por tanto los documentos entregados por funcionarios nacionales en el exterior tendrán que tener validez jurídica nacional e internacional para poder ser aceptados.

 

·        Otorgados en otro idioma por autoridades extranjeras: lo primero que debe hacerse en esta clase de documento es traducir su contenido para darse su entendimiento y validez su función es una certificación hecha a un documento público extranjero que tiene como objeto dar validez jurídica internacional al mismo.

·        Valor probatorio de las copias certificadas de los documentos públicos y de los documentos privados.

El valor probatorio de un documento público depende de los siguientes supuestos:

ü Que el documento haya intervenido ciertamente el funcionario que lo autorizó e igualmente se acierta y verdadera la identidad de sus otorgante.

ü Qué las afirmaciones del funcionario en el ejercicio de sus funciones sean sinceras es decir conforme a la verdad.

Es importante tener claro que todo documento público en auténtico pero no todo documento auténtico es público, es decir que el documento es público porque los forma o interviene en su formación un funcionario público facultado por la ley para autorizarlo y dar certeza de los hechos jurídicos que él ha realizado visto u oído. Y el documento privado que son aquellos formados únicamente por los particulares que después de formados y sólo debido a la intervención posterior del funcionario es que obtiene certeza de quiénes son sus autores y de que el acto se realizó.

 

Con los documentos privados pueden probarse todos los actos o contratos que por disposición de la ley no requieran ser extendido en escritura pública o revestir solemnidades legales,  pero esta clase de instrumento no valen por sí mismo nada; mientras no sean reconocidos por parte a quién se oponen o tenidos legalmente por reconocidos tal como lo señala el artículo 1363 del código civil su autenticidad resulta por tanto de ser otorgado y este carácter debe probarse Por quién lo hace veré y la prueba puede hacerse o de un modo preventivo o bien ulteriormente.

De un modo preventivo mediante la intervención material por medio de la autentificación, y  de un modo ulterior mediante el reconocimiento espontáneo o judicial.